Закрывающие документы для бухгалтерии что входит bkr-bank.ru все про деньги

Закрывающие документы для бухгалтерии что входит

Что обычно входит в закрывающие документы для бухгалтерии

В бухгалтерии при совершении сделок важны не только первичные документы (т.е. чеки, квитанции и т.д.), но и вторичные – закрывающие документы. Они имеют не меньшее значение, чем договор сделки, и их правильное оформление поможет избежать проблем при различных проверках.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:

+7 (812) 317-50-97 (Санкт-Петербург)

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Это быстро и БЕСПЛАТНО!

Только после того, как их закрыли, сделка считается юридически оконченной — все было оформлено и зафиксировано по правилам. Составление таких документов – проблема каждого бухгалтера.

Когда нужно составлять

Вся процедура оформления происходит уже при совершении операции, перед ее окончанием. Подписание происходит в тот момент, когда она уже совершена и есть какое-либо подтверждение.

При совершении продажи акты и накладные составляются гораздо раньше, чем товар попадет в руки покупателю, т.к. в это время уже требуется их заверение. Это правило относится абсолютно ко всем документам, которые можно назвать первичными.

Что касается хранения, то срок составляет 5 лет, за все это время, до уничтожения документов, налоговая организация имеет полное право проверить наличие и правильность оформления документов у обеих сторон, в случае несоответствия та или иная сторона получит административное наказание, а при наличии более серьезных нарушений – уголовное.

Разделение документов происходит по их общему назначению:

Помимо этого, есть еще несколько критериев по которым можно разделить документы:

Полный перечень

В закрывающие документы для бухгалтерии входит:

  • Договоры.
  • Счета.
  • Чеки (как товарные, так и кассовые) и квитанции.
  • Платежные поручения.
  • Банковские выписки, если оплата произошла через банк.
  • Кассовый ордер. Он подтверждает то, что были произведены те или иные денежные операции с деньгами внутри фирмы.
  • Авансовый отчет: требуется для того, чтобы отметить, что их общей кассы были потрачены деньги на какие-либо нужды. К нему прилагаются бумаги, которые могут подтвердить то, что деньги были потрачены на то, на что были выделены (например, чеки). Скачать бланк авансового отчета
  • Накладная или акт, подтверждающие оказание услуг.
  • Товарно-транспортная докладная (сокращенно ТТН). Документ, в котором имеются все данные о перевозке товара. Маршрут, дата начала пути, время в пути и дата прибытия, количество товара, стоимость за единицу, вес, полная информация о водителе и автомобиле. Скачать бланк ТТН
  • Табеля учета рабочего времени. В них указывается время, которое должен отработать каждый сотрудник и данные того, сколько он уже отработал. Скачать бланк табеля учета рабочего времени Т13 и Скачать бланк табеля учета рабочего времени Т12
  • Расчетная и платежная ведомости. В одной написано, сколько денежных средств необходимо выдать в виде заработной платы или премии, а в другой ведомости- сколько выдано и зафиксированный факт выдачи.
  • Счет-фактура.

Счет фактура

Документ, который имеет строгую форму и в который является основанием для вычета или возмещения за его стоимость налога (например, на перевозку). По сути – это частный случай накладной, т.е. дополнительный документ. Пользуются им только те, кто участвуют в общей системе налогообложения и платят НДС.

Как и со всеми подобными бумагами, счет-фактура должна иметь два экземпляра. Один должен находиться у продавца, а другой он обязан передать покупателю.

Передается не позднее 5 суток с отгрузки товара. При проверке налоговой этот документ является очень важным, поэтому его наличие обязательно в первую очередь.

Товарная накладная (форма ТОРГ-12)

Товарная накладная (N ТОРГ-12)

Выдается получателю в качестве доказательства совершения работы или отгрузки товара. Тоже имеет два экземпляра. Оба содержаться у продавца до тех пор, пока не произойдет отгрузка и прием товара у покупателя. Обычно используется между юридическими, а не физическими лицами.

Она удобная, понятная и в ней нет ненужных и бесполезных данных, которые не нужны покупателю. Однако не запрещает лицам использовать свою форму, главное — чтобы она соответствовала основным требованиям (о них далее).

Платежные документы

Чеки – используются, если товар был оплачен за наличные средства. Поручения – имеют ту же функцию, что и чеки, но в случае, если товар был оплачен через безналичный расчет. Помимо этого, платежное поручение доказывает, что был совершен перевод от одного лица другому по реквизитам, которые в нем указаны.

Есть так называемый бланк строгой отчетности. Его функция – при оказании услуг физическим лицам, он может заменить кассовый чек, однако это работает до 1 июля 2019 года, а для сотрудников общепита и до 1 июля 2019 года (заменяет чек при покупке еды в общепите).

Кассовый чек должен печататься с помощью кассовой техники. Если таковая отсутствует (но есть устройство, которое может печатать), то в некоторых случаях для предпринимателей, работающих с ЕНВД или на основе патента, есть отсрочка.

Выбор тех или иных платежных документов зависит от рода деятельности и системы налогов. Форма своя, но должна иметь обязательные реквизиты. Бланк строгой отчетности печатается в типографии, печатать на обычном принтере запрещено.

Согласно правилам налоговой организации, счета — не обязательный документ. Однако в случае нестыковок счета будут являться прямым доказательством того, что то или иное условие было выполнено.

Помимо этой функции счета несут практическую пользу, так как в них отражается список и количество товаров, их стоимость и реквизиты для перевода денежных средств. Если в счете подробно прописаны все условия, он может заменить договор.

Процедура составления происходит при заключении сделки. В них входят все условия, по которым она может считаться совершенной: цены, время и т.д.

  • суть договора – итог проведенной сделки;
  • сумма и время расчета: сколько денег, когда оплата;
  • права и обязанности каждой стороны;
  • условия заключении и расторжения договора.

Однако это не означает, что наложен запрет на письменный договор. Многие до сих пор считают такую бумагу гарантом качественного совершения сделки.

Не существует общих форм для всех частных организаций. У ИП или ООО реквизиты о выполненных работах отличаются друг от друга. Однако формируются эти формы на основе имеющихся правил, выполнение которых – обязательно.

Делается накладная всегда в двух экземплярах. Передается одной стороне другой, которая составляет накладную.

К ним относятся:

  • название и нумерация бумаг;
  • полная дата составления;
  • полное название организации исполнителя и заказчика;
  • описание того, что за операция была совершена, итог и детали;
  • количество и общие единицы измерения;
  • подписи агентов, представленных обеими сторонами, полное наименование должностей и их инициалы.

Если бумаги отсутствуют

Согласно нормам и правилам в любом случае сделка должна быть подтверждена. Она считается юридически оконченной, если есть документы, подтверждающие выполнение всех условий по договору.

В таком случае будет начислено больше налогов, так как декларация о расходах станет недействительной из-за отсутствия бумаг, подтверждающих факт совершения денежных операций.

Помимо увеличения налога, фирме потребуется переплатить все штрафы и пени, начисленные за незаконные операции.

Согласно трудовому кодексу, работник, по чьей вине было допущена потеря или отсутствие оформления, должен получить административное наказание в виде штрафа, при этом руководитель имеет полное право на его увольнение. Однако организация также должна заплатить штраф.

Если есть сомнение в том, что с документами все в порядке, можно обратиться в аудиторскую фирму, которая сама проведет проверку и укажет на ошибки, допущенные при оформлении бумаг, а они, как правило, присутствуют всегда, особенно в маленьких организациях.

Читать еще:  Какой доход должен быть

Примеры и образцы

Примером накладной может послужить:

НАКЛАДНАЯ № 898 от « 01 » мая 2019 г.

Отправитель: ООО «Роза».

Получатель: ООО «Лилия».

Основание для отпуска товара: договор № 97 от « 7 » апреля 2019 г.

Доверенность № 40 от «4» марта 2019 г. через менеджера по снабжению И. И. Иванова.

Закрывающие документы

zakryvayushchie_dokumenty.jpg

Похожие публикации

Предоставление закрывающих документов является прямой обязанностью субъектов хозяйствования, участвующих в договорных отношениях. Данные документы используются для завершения сделки в бухгалтерском и налоговом учете, поскольку одного лишь факта оплаты для этого недостаточно. Без закрывающих документов невозможно обосновать понесенные затраты, доказать экономическую необходимость денежных трат. Если пропустить этот шаг, контролирующие фискальные органы не разрешат зачесть издержки в налогооблагаемой базе, что повлияет на увеличение налоговой нагрузки и налоговых рисков.

Какие закрывающие документы нужны?

Закрывающий тип документации предназначен для юридического удостоверения факта завершения сделки. Эти бланки подтверждают выполнение взятых по договору обязательств обеими сторонами. Документ должен иметь письменную форму, что требуется для фиксации его содержания в учете.

Закрывающие документы для бухгалтерии – что входит в их перечень:

  • Акт выполненных работ, который подтверждает, что конкретное действие совершено и получен ожидаемый результат.
  • Разные виды накладных.
  • Счет-фактура.

Закрывающие документы в виде накладных составляются минимум в двух экземплярах – по одному для каждой стороны сделки. Это необходимо для того, чтобы все участники договора могли провести у себя в учете завершение операции. Такой бланк актуален для операций купли-продажи, поставки товара.

Нужны закрывающие документы и по оказываемым услугам. В этом случае используются не накладные, а акты выполненных работ или оказанных услуг. Такой документ выполняет несколько функций:

  • подтверждает, что сделка осуществлена;
  • удостоверяет факт исполнения обязательств сторонами договора;
  • указывает на отсутствие претензий по объему и качеству выполненных работ у принимающей стороны.

Без закрывающих документов нельзя признать затраты и в налоговом учете. Если письменного подтверждения по завершению сделки нет, а в бухгалтерии операция числится в категории завершенных, возможны следующие последствия:

  • доначисление налогов по прибыли или НДС;
  • штраф за нарушение норм учета;
  • снижение репутации компании.

Закрывающие документы НДС – счета-фактуры. Их содержание строго унифицировано (утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 в ред. от 01.02.2018). Счета-фактуры являются основанием для отражения в учете сумм налога (к уплате и возмещению). Срок оформления счета-фактуры ограничен 5 днями с момента отгрузки товарной продукции. С конца прошлого года применяется новый бланк счета-фактуры, о котором подробнее можно прочитать здесь.

В ряде случаев возможно применение УПД (универсального передаточного документа), который совмещает в себе накладную или акт и счет-фактуру.

Закрывающие документы по договору помогают отследить, по каким соглашениям продолжается работа, по каким сделкам оплачены и уже получены заказанные товары или услуги. Например, фирма заключила договор на поставку мебели для офиса, перечислила предоплату. Сделка считается открытой до тех пор, пока компания не получит в свое распоряжение заказанные предметы мебели. Когда мебель привезут и отгрузят, предприятие не может сразу отразить в учете завершение сделки. Для этого нужна накладная. После ввода реквизитов накладной и ее содержательной части в учетных регистрах закрывается сальдо по задолженности контрагента.

Применительно к платежным операциям в качестве закрывающих форм документации в т.ч. могут выступать:

  • чеки;
  • квитанции;
  • платежные поручения;
  • банковские выписки;
  • кассовые ордера;
  • авансовые отчеты;
  • справка о подтверждающих документах – используется для осуществления валютного контроля в операциях с изготовлением паспорта сделки (признак поставки в справке о подтверждающих документах должен быть указан в обязательном порядке, он указывает, на каких условиях проведена сделка – нерезидент производит оплату в пользу компании по факту или авансом либо фирма платит нерезиденту авансом/по факту).

Делаем закрывающие документы

Закрывающие документы (акты, накладные) оформляют с обязательным включением в их содержание следующих реквизитов:

  • дата создания документа;
  • наименование формы (например, «Накладная», «Акт выполненных работ»);
  • название поставщика продукции (исполнителя работ);
  • характеристика предмета договорных отношений (перечисление товаров, услуг, работ);
  • единицы измерения поставленных изделий;
  • стоимость единицы товара (услуги, вида работ) и общая сумма;
  • подписи ответственных лиц с расшифровками должностей и Ф.И.О.

Получать закрывающие документы необходимо только в оригиналах. Копии не обладают юридической силой, даже заверенные. Поэтому такие бланки и заполняются сразу в нескольких экземплярах.

В договоре может быть оговорено, какие документы должен предоставить контрагент для завершения сделки. Соглашением может быть описана форма документов, их содержание, структура, сроки составления (например – «закрывающие документы предоставим в течение 3 дней после завершения работ»). Единого обязательного образца накладных, актов выполненных работ или других подобных форм в российском законодательстве не предусмотрено, каждый субъект хозяйствования вправе разрабатывать их самостоятельно с учетом требований закона о бухучете № 402-ФЗ, предъявляемым к первичным документам. Можно воспользоваться и унифицированными формами, которые применялись до 2013 г., например, товарная накладная ТОРГ-12 (утв. постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 № 132).

Что такое закрывающие документы? Закрывающие документы по договору поставки или оказания услуг

При проведении любой сделки большое внимание необходимо уделять тому, есть ли в наличии и правильно ли оформлены закрывающие документы. И речь идет не о платежках, квитанциях, банковских выписках, которые тоже обязательны и очень важны.

Закрывающие документы — это бумаги, в которых обеими сторонами подтверждается факт завершенности сделки в части выполнения партнерами самого предмета договора.

Для того чтобы у контрагентов не возникало недоразумений и недопонимания по каким-либо деталям проводимых операций, рекомендуется всегда тщательно прописывать все нюансы в контракте. Не будет лишним там же конкретно указать, какие документы необходимы для того, чтобы соглашение считалось выполненным.

Для чего нужны закрывающие документы

Для того чтобы сделка юридически считалась завершенной, а не только оплаченной, должно быть подтверждение этого факта в письменном виде. Для этого и существуют различные закрывающие документы.

Бухгалтерия каждого предприятия требует строгого учета операций и наличия всех бумаг по ним. Если перечислены деньги за товар либо услугу, то у бухгалтера должен быть документ о том, что предприятие получило их. И наоборот, фирма-контрагент такими же документами закрывает у себя операцию по приходу средств и подтверждает, за что именно ей заплатили эту сумму.

Для разного типа сделок существуют различные договоры, а также бумаги, которые подтверждают их выполнение. Что такое закрывающие документы, по каждому из них рассмотрим далее.

Подтверждение выполнения договора поставки

Основным документом, закрывающим договор поставки товаров, материалов, сырья или любого другого имущества, является накладная.

Юридическую силу имеют только оригиналы документов. Поэтому даже если в какой-то промежуточный период, в силу определенных обстоятельств, была принята копия накладной, все равно под бухгалтерские регистры должен быть подложен оригинал. Изменить это не в силах даже оговорка в договоре.

Обязательные реквизиты накладной

При продаже товара поставщик обязан выписать накладную в двух экземплярах: для себя и покупателя. На ней должны быть такие реквизиты, как:

  • название и дата документа;
  • наименование поставщика;
  • описание передаваемых ценностей;
  • количество и единица измерения (в натуральном и денежном эквивалентах);
  • подпись ответственного лица, с указанием его должности и инициалов.

Законом не установлена обязательная форма накладной. Любое предприятие может разработать собственный бланк. Однако вышеперечисленные реквизиты, согласно Федерального закона о бухучете, должны иметь все закрывающие документы по договору поставки в обязательном порядке.

Если есть сомнения по поводу правильности самостоятельного составления бланка, то можно с успехом воспользоваться формой № ТОРГ-12, которая считалась обязательной до 2013 года.

Для образца можно рассмотреть такую накладную:

НАКЛАДНАЯ № 12 от « 19 » марта 2015 г.

Читать еще:  Как оплатить интернет башинформсвязь

Отправитель: ООО «Чип».

Получатель: ООО «Астра».

Основание для отпуска товара: договор № 7 от « 13 » января 2015 г.

Доверенность № 25 от «28» февраля 2015 г. через менеджера по снабжению Е. Г. Викторова.

Всего отпущено одно наименование

На сумму: Три тысячи руб. 00 коп.

Отгрузил директор _____________________ А. А. Сергеев

Товар получил _______________________

Подтверждение выполнения договора оказания услуг

Если предметом контракта выступают услуги или работы, то основным документом, закрывающим договор, будет акт. Как и в случае с накладной, подтверждать выполнение сделки необходимо оригиналом.

Однако есть некоторые исключения. Если закрывающие документы на услуги не являются обязательным условием договора, и по закону разрешается их отсутствие, то под бухгалтерские регистры можно подложить (при необходимости) копии актов. Однако эти бумаги могут использоваться лишь для удобства учета. Такие случаи бывают при заключении договоров аренды и оферты.

Акт выполненных работ (оказанных услуг) — документ, доказывающий не только завершение сделки, но и отсутствие у заказчика претензий. Он выступает главным подтверждением, которое позволяет учитывать расходы по операции и включать их в налоговые декларации. Печатается акт в двух экземплярах, хранятся они у каждого из участников сделки.

Обязательные реквизиты

Законом не введена унифицированная форма акта выполненных работ. На каждом предприятии закрывающие документы по договору оказания услуг разрабатываются самостоятельно, однако их оформление должно четко соответствовать установленным нормам.

Основными реквизитами, которые обязаны быть, являются:

  • наименование и нумерация документа;
  • какого числа он составлен;
  • название исполнителя и заказчика;
  • описание операции;
  • единица измерения и количество (натуральный и стоимостной показатели);
  • подписи лиц, ответственных за операцию, с указанием их должностей и инициалов.

Акт № 98 от « 12 » декабря 2014 г. приемки-сдачи выполненных работ (оказанных услуг).

Исполнитель ООО «Чип» в лице директора А. А. Сергеева с одной стороны и Заказчик ООО «Астра» в лице менеджера по снабжению И. В. Кулебякина с другой стороны составили акт о том, что Заказчик принял выполненные работы и претензий по ним не имеет.

Всего на сумму: Пятьсот рублей 00 копеек.

Директор ООО «Чип»_______________________ А.А. Сергеев

Менеджер по снабжению ООО «Астра»______________________ И.В. Кулебякин

Отсутствие закрывающих документов

Накладные и акты обязательно должны завершать оформление сделки. Только после этого она считается полноценной и закрытой по всем правилам.

Однако иногда возникают случаи, когда закрывающие документы бывают утеряны в силу различных обстоятельств. Или же руководителю фирмы приходится столкнуться с халатностью подчиненных, и в результате проверок обнаруживается отсутствие таких бумаг.

Одним из негативных последствий таких неприятных происшествий является доначисление налогов. Ведь бухгалтер предприятия не имел права включать в декларации расходы, не подтвержденные документально. В таком случае налог на прибыль оказывается занижен, и приходится не только его доплатить, но и перечислить все штрафы и пени. Кроме того, наказывать будут еще и за отсутствие самих документов.

Чтобы избежать таких последствий и не портить репутацию фирмы и отношения с налоговыми органами, необходимо тщательно следить за состоянием документооборота и бухгалтерского учета на предприятии. Важно оформлять все бумаги вовремя и по соответствующей форме.

Если руководитель сомневается в компетентности либо ответственности своего бухгалтера, лучше заплатить аудиторской фирме и провести проверку, чем потом в десятки, а то и в сотни раз больше заплатить за отсутствие документов.

Первичная документация

Контур.Бухгалтерия — веб-сервис для малого бизнеса!

Быстрое заведение первички, автоматический расчет налогов, отправка отчетности онлайн, электронный документооборот, бесплатные обновления и техподдержка.

Что такое «первичные документы»

В федеральном законе 402-ФЗ «О бухучете» описаны все бухгалтерские и первичные документы. Они нужны, в основном, для налоговой — как документы, которые подтверждают понесенные вами расходы и правильность определения налоговой базы.

Первичные документы нужно хранить 4 года. В течение этого времени налоговая может в любой момент их запросить для проверки вас или ваших контрагентов. «Первичка» также используется в судебных процессах при спорах с контрагентами.

Документы первичного учета составляются в момент осуществления хозяйственных операций и свидетельствуют об их совершении. Список документов, сопровождающих ту или иную сделку, в зависимости от типа сделки может быть разным. Подготовкой всех необходимых первичных документов, как правило, занимается поставщик. Особое внимание нужно уделять тем документам, которые возникают в ходе сделок, где вы покупатель, потому что это ваши расходы, и поэтому вы более заинтересованы в соблюдении буквы закона, нежели ваш поставщик.

Разделение первичных документов по стадиям бизнеса

Быстрое заведение первички, автоматичекий расчет налогов, отправка отчетности, бесплатные обновления и техподдержка в онлайн сервисе Контур.Бухгалтерия!

Все сделки можно разделить на 3 этапа:

Этап 1. Вы договариваетесь об условиях сделки

Этап 2. Происходит оплата по сделке

выписка с расчетного счета, если оплата была безналом, или путем эквайринга, или через платежные системы, где деньги перечисляются с вашего расчетного счета;

  • кассовые чеки, квитанции к приходным кассовым ордерам, бланки строгой отчетности — если оплата производилась наличными. В большинстве случаев такой способ оплаты используют ваши сотрудники, когда берут деньги под отчет. Расчеты между организациями редко бывают в форме наличных денег.
  • Этап 3. Получение товара или услуги

    Обязательно нужно подтвердить, что товар действительно получен, а услуга оказана. Без этого налоговая не разрешит уменьшать налог на потраченные деньги. Подтверждают получение:

    • товарная накладная — для товаров;
    • товарный чек — обычно выдается в пару к кассовому чеку, или если товар продает ИП;
    • акт выполненных работ/оказанных услуг.

    Обязательные первичные документы

    Быстрое заведение первички, автоматичекий расчет налогов, отправка отчетности, бесплатные обновления и техподдержка в онлайн сервисе Контур.Бухгалтерия!

    Несмотря на вариативность сделок, есть перечень обязательных документов, которые оформляются для любого вида сделки:

    • договор;
    • счёт;
    • бланки строгой отчетности, кассовый, товарный чек;
    • накладная;
    • акт выполненных работ (оказанных услуг).

    С клиентом при осуществлении сделки заключается договор, в котором уточняются все детали предстоящих хозяйственных операций: порядок расчетов, отгрузка товара, сроки выполнения работ или условия оказания услуг.

    В договоре регламентируются права и обязанности сторон. В идеале каждая сделка должна сопровождаться отдельным договором на поставку товаров или услуг. Однако при продолжительном сотрудничестве и осуществлении однотипных операций можно заключить один общий договор. Договор оформляется в двух экземплярах с оттисками печатей и подписями каждой из сторон.

    Для некоторых сделок не требуется письменная форма договора. Скажем, договор купли-продажи с момента получения покупателем кассового или товарного чека является заключенным.

    Счет на оплату

    Счет на оплату — это соглашение, в соответствии с которым поставщик фиксирует цену на свои товары или услуги.

    Покупатель принимает условия соглашения, производя соответственную оплату. Форма счета на оплату строго не регламентирована, поэтому каждая компания имеет право разработать собственную форму этого документа. В счете можно прописать условия сделки: сроки, уведомление о предоплате, порядок оплаты и поставки и прочее.

    В соответствии статьей 9-ФЗ «О бухгалтерском учете», наличие подписи директора или главного бухгалтера и печати необязательны для этого документа. Но ими не стоит пренебрегать во избежание вопросов со стороны контрагентов и государства. Счет не позволяет предъявить поставщику требования — он лишь фиксирует цену товара или услуги. При этом за покупателем остается право на требование возврата денежных средств в случае необоснованного обогащения поставщика.

    Платежные документы: кассовые чеки, бланки строгой отчетности (БСО)

    Эта группа первичных документов позволяет подтвердить факт оплаты приобретаемых товаров или услуг.

    К платежным документам относятся товарные и кассовые чеки, БСО, платежные требования и поручения. Поручение покупатель может получить в банке, осуществив оплату безналичным платежом. Чек кассовый или товарный покупатель получает от поставщика при оплате наличными.

    Читать еще:  Как считается срок исковой давности

    Товарная накладная или товарный чек

    Товарные чеки, как мы уже говорили выше, оформляются при продаже товара физлицам или самими физлицами.

    Накладные используются преимущественно юрлицами для оформления отпуска/продажи товаров или товарно-материальных ценностей и дальнейшего оприходования их клиентом.

    Оформлять накладную следует в двух экземплярах. Первый остается у поставщика как документ, подтверждающий факт передачи товаров, а второй экземпляр передается покупателю.

    Данные в накладной должны совпадать с цифрами в счете-фактуре.

    Уполномоченное лицо, отвечающее за отпуск товара, должно поставить в накладной свою подпись и печать организации. Сторона, принимающая товар, также обязана поставить роспись и заверить ее печатью в товарной накладной. Применение факсимильной подписи допускается, но это должно быть зафиксировано в договоре.

    Акт оказанных услуг (выполненных работ)

    Акт — это двусторонний первичный документ, который подтверждает факт свершения сделки, стоимость и сроки выполнения услуг или работ.

    Акт выдается исполнителем своему клиенту по итогу оказания услуг или выполненных работ. Этот первичный документ подтверждает соответствие оказанных услуг (выполненных работ) условиям заключенного договора.

    Счет-фактура

    Счет-фактура — документ, который нужен исключительно для того, чтобы контролировать движение НДС. Счета-фактуры обычно оформляются в пару к товарным накладным или актам. Встречаются счета-фактуры на выплаченный аванс.

    Этот первичный документ строго регламентирован. Он содержит:

    • информацию о суммах денежных средств;
    • фактурную часть.

    Счет-фактура — это основание для принятия предъявленных сумм НДС к вычету. Его обязаны выписывать все предприятия-плательщики НДС.

    В последнее время популярен УПД — универсальный передаточный документ. Этот документ заменяет пару накладная + счет-фактура или акт + счет-фактура.

    Ведите бизнес в Контур.Бухгалтерии — удобном онлайн-сервисе для расчета зарплаты и отправки отчетности в ФНС, ПФР и ФСС. Сервис автоматически формирует первичные документы и УПД.

    Что входит в закрывающие документы от контрагента

    В бухгалтерии одним из наиболее важных типов документации выступают закрывающие документы, которые должны предоставлять контрагенты при совершении любой сделки. В этой статье будет рассмотрено, что же собой представляют закрывающие документы, а также как и когда их надлежит получать.

    Что такое закрывающие документы

    Закрывающая документация представляет собой специальные бумаги, которые подтверждают акт осуществления сделки обоими сторонами по факту выполнения деловыми партнерами предмета этой сделки. Такая документация в обязательном порядке ведется бухгалтерией и регистрируется. Поэтому, при проведении абсолютно любой сделки, следует уделять особое внимание не только предоставлению такого рода документации, но и правильности ее оформления. В данном случае можно проверять не столь внимательно только банковские выписки, квитанции и платежки, хотя их наличие тоже должно быть обязательным.

    Чтобы избежать в будущем недоразумений или неприятных ситуаций с контрагентами, необходимо заранее в контракте прописывать все особенности и нюансы по проводимым процедурам. Там рекомендуется указать весь перечень документов, необходимых для того, чтобы закрыть сделку по факту выполнения партнерами своих обязательств.

    Каждая организация требует от бухгалтерии строгого учета и отслеживания всех проводимых процедур, а также наличия соответствующих бумаг. Любая операция, связанная с денежными переводами, должна быть задокументирована и взята на бухгалтерский учет. Наличие соответствующих бумаг подтверждает факт поступления денег на счет фирмы. При этом организация-контрагент обязана закрывать процедуру перевода денежных средств аналогичными документами.

    Наличие закрывающих документов необходимо для того, чтобы у бухгалтера были на руках подтверждение того, что с юридической стороны сделка завершена, а также оплачена. Именно физическим (письменным) подтверждением этого факта и является подобного рода документация.

    Поскольку сделки носят самых разнообразный характер, то и документы их закрывающие могут быть самыми различными. Чаще всего в стандартный список закрывающих бумаг к выставленному счету входят:

    • акт, свидетельствующий о факте оказания или выполнения определенных видов работ или услуг;
    • счет-фактура;

  • товарная или товарно-транспортная накладная. Она необходима только в определенных ситуациях. К таковым, например, относятся перевозка или доставка определенных товаров.
  • При заключении сделок на поставку различных товаров, контрагент должен передавать накладную. Она в обязательном порядке должна содержать в себе следующие реквизиты:

    1. наименование документа и дата его выдачи;
    2. перечень и описание передаваемого товара;
    3. единица измерений и количество товара (приводятся в денежном и натуральном эквивалентах);
    4. наименование поставщика;
    5. подпись лица, ответственно за доставку. Также должны быть указаны его инициалы и должность.

    В законодательстве не прописана обязательная форма для оформления накладной. Поэтому любая организация может разработать для себя свой собственный бланк. Но все вышеуказанные реквизиты должны отображаться в нем.

    В случае, если предметом сделки выступали определенные виды работ и услуг, тогда контрагент должен предоставить акт. При оказании услуг появляются определенные нюансы. Они заключаются в том, что закрывающие бумаги на обслуживание, не включенные в обязательные условия в заключенном договоре, могут не предоставляться в оригинале. Тогда в бухгалтерские регистры допускается подшивание копий актов. Такая ситуация возможна при заключении договоров оферты или аренды.Акт, как закрывающая документация, подтверждает не только факт совершения сделки, но и отсутствие претензий у заказчика. Посредством акта можно включать расходы по совершенным сделкам в налоговые декларации. Акт выдается в двух экземплярах и хранится у обоих участников сделки.

    Форма акта не стандартизирована, но в ней должны быть указаны следующие реквизиты:

    • наименование документа;
    • его нумерация;
    • наименование заказчика и исполнителя;
    • перечень проведенных действий;
    • указание стоимостных и натуральных показателей;
    • подпись всех участников сделки с указанием инициалов и должностей.

    Также по завершению сделки контрагенты могут передавать первичные документы. При этом любая сделка всегда должна подтверждаться счетом-фактурой и соответствующим актом.

    Когда должны передаваться закрывающие документы

    Любой бухгалтер должен знать, когда контрагент должен передавать закрывающие бумаги по совершенной сделке. Важно, чтобы они были переданы без опозданий и ошибок, иначе вносить их в регистр можно будет только в следующем квартале. В результате учет расходов произойдет с опозданием, а это повлечет за собой несвоевременный вычет выходного НДС. Такие осложнения могут возникнуть в следующих ситуациях:

    1. задержка бумаг поставщиком;
    2. задержка покупателем первичной документации;
    3. недобросовестное отношение одной из сторон к своим обязанностям.

    Передача подобного рода бумаг происходит только по факту реализации сути сделки. На сегодняшний день осуществлять передачу можно следующими способами:

    • из рук в руки;
    • по электронной почте;
    • по обычной почте.

    Следует знать, что юридической силой обладают только оригиналы. Учет ведется также только при наличии оригиналов. Поэтому если в момент свершения сделки вам были переданы только копии, то в ближайшие время контрагент должен переслать их оригиналы. Это требование обязательно, и обойти его не получится, даже внеся соответствующие оговорки при заключении договора.

    Как получить

    О вариантах получения подобного рода бумаг немного говорилось в предыдущем пункте. Здесь мы детально рассмотрим условия получения, и кто может передавать подобную документацию.

    Предоставлять подобного рода документацию могут только юридические лица и частные предприниматели, которые оплатили счет посредством наличных средств прямо в офисе. Также частный предприниматель может осуществить оплату безналичным переводом.

    Закрывающая документация получается на руки в следующем месяце (в начале или до 15 числа) после поступления оплаты.

    Датировка на бумагах должна стоять последним числом месяца, в котором осуществлялась оплата.

    Закрывающая документация является обязательной для бухгалтерской регистрации и учета. Она должна соответствовать установленным правилам оформления и не содержать ошибок. В противном случае у предприятия могут возникнуть проблемы с налоговой службой. Поэтому к ее оформлению следует подходить ответственно.

    Видео «Как оформить закрывающие документы с помощью интернета»

    Видео инструкция о том, как выписать счет и получить закрывающие документы в системе Директ Менеджер.

    Ссылка на основную публикацию
    Adblock
    detector